Organizando Reuniões ProdutivasMeia hora é suficiente
Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há porque uma reunião durar mais do que 30 minutos, comenta Tomothy Ferris, empresário americano e autor do livro The 4-Hour Workweek ( a semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do Jornal The New York Times.
Convoque poucas pessoas
Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tema dizer e, se der tempo, opinar. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de 8 a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão como porta-vozes na reunião com a chefia.
Ajuste o foco antes
Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe.
Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias.
Evite reunião-surpresa
Reuniões em cima da hora não devem ocorrer, salvo em situações de emergência, pois as chances de se tornarem improdutivas e roubarem um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência.
Mande um representante
Em muitas reuniões, o gestor poderá enviar um representante em seu lugar. Assim, poderá se concentrar naquelas que são importantes de verdade.
Você SA - out/ 07
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