quarta-feira, 30 de setembro de 2009

El Proceso de Comunicación


Adaptado de: http://espanolparasecretarias.wordpress.com/

Me gustaría empezar este artículo pediéndoles que reflexionasen sobre el proceso y los elementos de la comunicación, en especial, en las relaciones personales, pues, frecuentemente estamos expuestos a situaciones que nos impiden tener una comunicación eficaz y ser un buen comunicador. En el despacho, en nuestras actividades diarias, con frecuencia, somos interrumpidas con demandas y solicitaciones, muchas veces urgentes.

Veamos un ejemplo en la oficina: El jefe se acerca de la secretaria y dice:
- Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.

La primera reacción que ella tiene es dejar lo que está haciendo o lo que tiene que hacer pronto para empezar ese nuevo trabajo. Una hora después ha terminado y lo lleva al despacho, que está vacío, así lo deja en la mesa. Pasada una hora, y el informe continúa ahí, sobre la mesa. Va a comer y a la vuelta, aún el informe sigue ahí.

El jefe llega y ella le comenta que el informe sigue listo sobre la mesa y añade:
- Me pareció que usted lo necesitaba urgentemente.
- Sí, muchas gracias, lo necesitaba para ahora a las tres.

Creo que vosotros ya habéis pasado por situaciones semejantes. Lo que pasó es que hubo un fallo en la comunicación. El “urgente” del jefe no era el mismo que lo de la secretaria. Si ella supiera que el informe era necesario para las tres, había se organizado de otra manera. ¿Cómo podemos evitar los fallos en el proceso de comunicación? Y si se producen, ¿qué podemos hacer para solucionarlos?

Pronunciar las palabras y esperar que el receptor entienda el mensaje no es comunicación. No hay comunicación si no hay comprensión y no hay comprensión si no hay retroalimentación. Cuando emitimos o recibimos un mensaje, precisamos pedir y dar la retroalimentación (feedback) para asegurarnos que el mensaje se ha llevado a cabo.
Actuando como receptor, asegúrese de haber comprendido el verdadero mensaje y como emisor, asegúrese que el receptor le ha comprendido.

Volviendo al ejemplo, el jefe y la secretaria ¿tenían el mismo concepto de urgente en mente?
Imaginemos un nuevo diálogo:

Jefe: Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.
Secretaria: Muy bien, ¿a la última hora de la mañana le parece bien?
Jefe: Bien, lo necesito sin falta para primera hora de la tarde.
Secretaria: De acuerdo.

La comunicación nos parece algo natural y habitual, una vez que del tiempo que estamos despiertos, hasta un 70% lo dedicamos a nos comunicar. Pero no nos engañemos, el hecho de que estemos acostumbrados a hacerlo no implica que lo estemos realizando de forma correcta y eficaz.

por Paula Pilastri

terça-feira, 29 de setembro de 2009

30 DE SETEMBRO - DIA DA SECRETÁRIA


Você sabe por que comemoramos o dia da Secretária em 30 de setembro?

Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860), Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.
Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa.
Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das Secretárias".
Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimeno da profissão. Das atividades das associações, uma das conseqüências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da(o) Secretária(o)".
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia da(o) Secretária(o)".

Ser Secretária(o), hoje, é optar por uma profissão. É gostar do que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência do seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessora e agente facilitador.

Portanto, neste dia 30 de setembro, parabenize sua secretária. Ela merece!!!

segunda-feira, 28 de setembro de 2009

VOCÊ É CHIQUE?

Li esta semana este artigo sobre etiqueta e achei interessante dividí-lo com vocês. A autora, da qual sou fá assídua, Célia Leão, é quem assina este artigo. Boa leitura!

Você é chique?
Meu avô costumava dizer que você conhece verdadeiramente a educação de uma pessoa numa mesa de refeição, numa mesa de jogo ou quando você tem que usar o banheiro logo após a pessoa tê-lo feito... E eu acrescento a essa lista mais um item: você sabe quem é quem quando vê essa pessoa interagir com alguém mais simples...Será que nos lembramos sempre de cumprimentar o porteiro, o faxineiro e as demais pessoas que nos servem no local onde moramos? Será que todas as vezes que pedimos algo à nossa empregada, lembramos de acrescentar ao pedido o "por favor" e, feito o solicitado, lembramos de agradecer?Ser delicado e atencioso com o mais importante, com a pessoa famosa, com aquele que tem poder parece ser o óbvio esperado de nós... e há que se tomar cuidado com isso: parece que, a cada dia, cresce o número de seres humanos subservientes que, ante um famoso ou alguém de mais poder se desdobram em gentilezas e elogios! Ser "puxa-saco" é das indelicadezas maiores que conheço porque o que se vê é uma pessoa interagir de forma mentirosa com uma outra visando lucros futuros ou ganhos com aquele relacionamento. E o pior é aquele "puxa-saco" que subestima o agradado: todos temos sim sensibilidade e podemos perceber quem nutre afeto e carinho por nós e quem são aqueles que nos bajulam imaginando assim conseguir mais fama, mais projeção ou mais facilidades...


Acho que essas pessoas pensam que isso é contagioso: não adianta estar perto do poderoso porque o poder é de outra pessoa, não adianta estar próximo dos muito ricos - o dinheiro não é nosso e nossa situação permanecerá a mesma... Infelizmente o que contamina é dengue, gripe, viroses; a fama, a riqueza, o poder - isso tudo pertence a quem os tem, são situações intransferíveis ... E quanto não são os assessores mais difíceis que os próprios executivos? E quantas não são as secretárias mais inflexíveis que seus presidentes? Que bobagem e que feio tentar fazer-se valer do poder de outros para auferir a si próprio importância que não lhe pertence!


Que nos lembremos sempre: chique é ser simples, chique é sermos solidários com a dificuldade daqueles que, desde o nascimento não tiveram a mínima chance de nada. Chique é entendermos que todo ser humano sempre tem algo que acrescenta a nós mesmos: da mais simples pessoa que lhe serve ao mais alto executivo que você conheça...O sentar-se à mesa e manusear talheres de um modo impecável é um detalhe, é a "pós-graduação" da vida. O chique mesmo é saber viver sem preconceitos, querendo aprender com todos e em todas as circunstâncias, é treinar polidez e gentileza com aquele que pode um pouco menos. Só assim, diante de quem quer que seja, tudo o que vier de você soará natural. Será que temos agido assim ultimamente?

Célia Leão

Como melhorar sua rede de relacionamentos

Networking

A rede de contatos ou networking é uma espécie de parceria onde as pessoas que fazem parte deste círculo de contatos trocam informações, influência e aprendizado profissional, e se ajudam mutuamente em ocasiões como: indicação para um novo emprego ou realização de um negócio.

Construir uma rede de relacionamentos é tão importante que já estão surgindo no mercado as agências de networking. Elas fazem agendamento de happy hour para executivos que querem ampliar sua rede de contatos.

No mundo globalizado, manter uma boa rede de contatos é fundamental para se alcançar o sucesso profissional. Além de atualização constante e trabalho duro, é preciso cultivar bons relacionamentos, sejam eles pessoais ou profissionais, pois manter uma boa rede de contatos, contribui, e muito, para que os objetivos profissionais traçados sejam mais facilmente alcançados.

Por isso, confira algumas dicas que selecionei a respeito desse assunto.

Desenvolva interesse genuíno pelas pessoas que pretende incluir em sua networking: Não procure as pessoas apenas quando estiver precisando de um favor. Não se atenha às pessoas de sua atividade profissional ou de sua área. Trave conhecimentos com profissionais dos mais diversos setores, em todos os níveis hierárquicos. Não se acanhe em avisar que deseja ter uma rede das mais ecléticas.

Defina seus objetivos: Se as pessoas de sua rede podem ser ecléticas, seus objetivos não podem acomopanhar esta tendência. Eles precisam ser bem definidos, até mesmo para que você possa ser ajudado. Peça orientação, contatos, carta de apresentação, mas sempre voltado para seus interesses específicos.

Seja Paciente: Pode levar meses até que uma indicação traga algum resultado.

Vá a eventos sozinho(a): Já está comprovado que quem frenquenta ambientes sozinho, conhece mais gente do que aquele que vai acompanhado. Frequentar cursos, palestras e eventos em geral, coloca as pessoas em contato direto com pessoas de diversos setores.

Formule sua apresentação em 15 segundos: Evite falar demais, procure ouvir mais e obter conhecimento e informações sobre as pessoas. Avise o que está fazendo profissionalmente, seja trocando de emprego, realizando um novo empreendimento, escrevendo artigos, dando entrevistas, etc.

Retribua sempre. Ou melhor, contribua antes mesmo de receber. Ofereça ajuda a quem pode lhe ajudar.E se souber de informação que interesse a alguém de sua networking, avise. Assim você será sempre lembrado.

Faça acompanhamento: Se recebeu indicação, agradeça, mesmo antes de saber se vai dar certo ou não. Mantenha contato constante, mesmo que seja para dar um "oi". Lembre-se do nome das pessoas e datas de aniversários.



Todas as dicas acima citadas, devem ser adaptadas à sua realidade, ao seu estilo profissional e ao seu perfil. Algumas combinam mais com você, outras não, mas é fundamental analisar todas elas e escolher as mais úteis para desenvolver sua rede de contatos.

Portanto, procure priorizar em sua vida profissional esta poderosa ferramenta, sempre com uma visão de médio a longo prazo, pois como diz a sabedoria popular:"o mundo dá muitas voltas", e numa dessas voltas uma pessoa da sua networking poderá desempenhar um papel fundamental em sua carreira.


terça-feira, 22 de setembro de 2009

VIAGENS DE NEGÓCIOS - Parte II

Siglas Aeroportos

No mundo corporativo as viagens se tornaram itens indispensáveis quando falamos de reuniões, acordos e negociações entre empresas e fornecedores.

Reservar um vôo se tornou tarefa fácil e rápida, seja com o apoio de agências de turismo, seja diretamente na página eletrônica da companhia aérea.

Os códigos dos aeroportos e siglas utilizadas facilitam, e muito, o trabalho das secretárias, pois a linguagem utilizada para realizar reservas de vôos são simples, funcionais e poupam tempo, e isso agrega muito valor ao trabalho da Secretária que poderá utilizar este tempo economizado para a realização de outras tarefas.


Abaixo, algumas siglas de aeroportos nacionais e internacionais:


Aeroportos Nacionais

Belo Horizonte - MG
PLU - Aerop. de BH/Pampulha

Belo Horizonte - MG
CNF - Aerop. Intl. Tancredo Neves/Confins

Brasília - DF
BSB - Aerop. Intl. Pres. Juscelino Kubitschek

Campinas - SP
CQP - Aerop. Intl. De Viracopos/Campinas

Campo Grande - MS
CGR - Aerop. Intl. De Campo Grande

Cuiabá - MT
CGB - Aerop. Marechal Rondon

Curitiba - PR
CWB - Aerop. Inter. Afonso Pena

Florianópolis - SC
FLN - Aerop. Inter. Hercílio Luz

Foz do Iguaçu - PR
IGU - Aerop. Inter. Foz do Iguaçu

Goiânia - GO
GYN - Aerop. Santa Genoveva

Guarulhos - SP
GRU - Aerop. Inter. São Paulo/ Cumbica

Joinville - SC
JOI - Aerop. de Joinville

Londrina - PR
LDB - Aerop. de Londrina

Manaus - AM
MAO - Aerop. Inter. Eduardo Gomes

Maringá - PR
MGF - Aerop. Regional de Maringá

Natal - RN
NAT - Aerop. Inter. Augusto Severo

Navegantes - SC
NVT - Aerop. de Navegantes

Palmas - TO
PMW - Aerop. de Palmas

Porto Alegre - RS
POA - Aerop. Inter. Salgado Filho

Rio de Janeiro - RJ
GIG - Aerop. Inter. Antonio C. Jobim /Galeao

Rio de Janeiro - RJ
SDU - Aerop. Santos Dumont

Salvador - BA
SSA - Aerop. Dep. Luis Eduardo Magalhães

São Luís - MA
SLZ - Aerop. Marechal Cunha Machado

São Paulo - SP
CGH - Aerop. de Congonhas

Vitória - ES
VIX - Aerop. de Vitória

Aeroportos Internacionais

Alemanha
DUS - Dusseldorf
Aerop. Intern. Dusseldorf

Alemanha
FRA - Frankfurt
Aerop. de Frankfurt
Angola
LAD - Luanda
Aerop. Launda 4 de fevereiro

Argentina
EZE - Buenos Aires
Aerop. Intern. de Buenos Aires

Austrália
MEL - Melbourne
Aerop. Intern. Melbourne

Austrália
SYD - Sydney
Aerop. Intern. Kingsford Smith

Austria
VIE - Viena
Aerop. Intern. de Viena

Bélgica
BRU - Bruxelas
Aerop. Nacional de Bruxelas

Bolívia
LPB - La Paz
Aerop. Intern. J.F. Kennedy

Canadá
YUL - Montreal
Aerop. Intern. Dorval

Canadá
YOW - Ottawa
Aerop. Intern. Ottawa

Canadá
YYZ - Toronto
Aerpo. Intern. Lester B. Pearson

Canadá
YVR - Vancouver
Aerop. Intern. de Vancouver

Canadá
YWG - Winnipeg
Aerop. Intern. de Winnipeg

Chile
SCL - Santiago
Aerop. Comodoro A. M. Benitez

China
PEK - Pequim
Aerop. Capital

Cingapura
SIN - Cingapura
Aerop. Changi

Colômbia
BOG - Bogotá
Aerop. Intern. Eldorado

Dinamarca
CPH - Copenhagem
Aerop. Copenhagem

Egito
CAI - Cairo
Aerop. Intern. Cairo

Equador
UIO - Quito
Aerop. Mariscal Sucre

Espanha
BCN - Barcelona
Aerop. de Barcelona

Espanha
MAD - Madri
Aerop. Barajas

Estados Unidos
ATL - Atlanta
Aerop. Intern. Atlanta

Estados Unidos
BOS - Boston
Aerop. Intern. Logan

Estados Unidos
ORD - Chicago
Aerop. Intern. O`Hare

Estados Unidos
DFW - Dallas
Aerop. Intern. Fort Worth

Estados Unidos
PHX - Phoenix
Aerop. Sky Harbor

Estados Unidos
LAX - Los Angeles
Aerop. Intern. Los Angeles

Estados Unidos
MSY - Nova Orleans
Aerop. Intern. Nova Orleans

Estados Unidos
JFK - Nova Iorque
Aerop. Intern. J. F. Kennedy

Estados Unidos
SAN - San Diego
Aerop. Intern. de San Diego

Estados Unidos
SFO - San Francisco
Aerop. Intern. San Francisco

Estados Unidos
IAD - Washington
Aerop. Intern. Dulles

França
CDG - Paris
Aerop. Charles de Gaulle

Grécia
ATH - Atenas
Aerop. Athinai

Hungria
BUD - Budapeste
Aerop. Ferihegy

Itália
MXP -Milão
Aerop. Malpensa

Itália
FCO - Roma
Aerop. Fiumicino
Israel
TLV - Tel Aviv
Aerop. Intern. Bem Gurion

Índia
DEL - Nova Delhi
Aerop. Intern. Delhi I. Ghandi

Iugoslavia
BEG - Belgrado
Aerop. de Belgrado
Jamaica
KIN - Kingston
Aerop. Intern. Norman Manley

Japão
NRT - Tóquio
Aerop. Intern. Tóquio (Narita)

México
MEX - Cid. do México
Aerop. Intern. México City

Nigéria
LOS - Lagos
Aerop. Murtala Muhammed

Nova Zelândia
WLG - Wellington
Aerop. Intern. de Wellington

Noruega
OSL - Oslo
Aerop. Intern. de Oslo

Panamá
PTY - Panamá
Aerop. Intern. de Tocumen

Paraguai
ASU - Assunção
Aerop. Intern. Silvio Pettirossi

Peru
LIM - Lima
Aerop. Intern. Jorge Chavez

Portugal
LIS - Lisboa
Aerop. de Lisboa
Inglaterra
LHR - Londres
Aerop. Heathrow

República Tcheca
PRG - Praga
Aerop. Ruzyne

Romênia
BUH - Bucareste
Aerop. Intern. Otopeni
Rússia
SVO - Moscou
Aerop. Intern. Sheremetyevo

Suécia
ARN - Estocolmo
Aerop. Arlanda

Suiça
ZRH - Zurique
Aerop. de Zurique

Turquia
ESB -Ankara
Aerop. de Ezenboga

Turquia
IST - Istambul
Aerop. Intern. de Ataturk
Uruguai
MVD - Montevideo
Aerop. Intern. Carrasco

Venezuela
CCS - Caracas
Aerop. Simon Bolivar




segunda-feira, 21 de setembro de 2009

Mercado de Trabalho e a valorização da profissão de Secretária Executiva




Li este artigo sobre a profissão e o mercado de trabalho para os profissionais de Secretariado Executivo e gostaria de dividir com vocês. Para aqueles que tem interesse pela profissão e gostariam de conhecer um pouco mais sobre mercado de trabalho, o artigo é bem interessante. Boa leitura.


Essencial em qualquer empresa, a Secretária Executiva de hoje deixou para trás aquele perfil caricato da senhora que leva cafezinho para o chefe, atende telefonemas e digitaliza documentos, para exercer um perfil mais empreendedor e um papel fundamental no mercado de trabalho brasileiro.
“Esse profissional deixou de ser basicamente auxiliar e submisso na execução de tarefas rotineiras e básicas, e passou a ser mais polivalente, multiprofissional no exercício da profissão e a ter um perfil mais empreendedor. Hoje, os secretários executivos acabam assessorando grandes executivos e diretores, e entram até, em funções estratégicas dentro da organização, como no planejamento e na execução de tarefas vitais para as empresas”, ilustra Alan Santos de Oliveira, professor e coordenador pedagógico do curso de secretariado executivo no Centro Universitário de Patos de Minas (UNIPAM).

Com formação em secretariado executivo e pós-graduação em gestão de negócios, Maria Aparecida Fabri é secretária executiva da Pado, empresa de construção civil, e considera essencial o seu papel na empresa, já que faz a ponte entre o executivo e clientes internos e externos, além de outras funções essenciais. “Hoje, faço assessoramento direto ao diretor, presidente e aos conselheiros da empresa e coordeno as suas atividades diariamente. Além disso, faço relatórios, controle de pagamentos, administração de funcionários da residência e motoristas, bem como a coordenação de encontros e viagens e da secretaria da empresa”, afirma Fabri.

Regulamentada pela lei 7.377 de 1985 e atualizada pela lei 9.261 de 1996, a profissão de secretariado executivo ainda é considerada nova e muitas pessoas a desconhecem. “Pelo fato de ser nova, a federação nacional dos secretários e secretárias, junto com os sindicatos estaduais das secretárias, está lutando com um projeto em trâmite no Congresso Nacional e ainda analisado pelo Ministério do Trabalho, para a criação dos conselhos regionais de secretariado, que seriam os órgãos com a missão de fiscalizar a atuação desses profissionais”, relata Alan, “hoje, apesar das empresas mais sérias darem preferência aos secretários executivos formados na área, ainda enfrentamos alguns problemas com aquelas pessoas sem formação que acabam tirando as vagas dos bacharelados”.

Entretanto, Alan relata que desconhece muitos casos de profissionais formados com dificuldade de se colocar no mercado, pois além da possibilidade de atuarem em suas áreas, eles podem exercer funções em áreas correlatas, devido à formação multiprofissional, que abrange áreas como a financeira, administrativa, organização de eventos, entre outras.

A secretária executiva da Pado, por sua vez, também considera importante o conhecimento em uma ou duas línguas, além do português, mas acredita que isso não é sinônimo de eficiência. “O mercado exige essas técnicas de um profissional executivo, porém, podemos ter excelentes profissionais com até mais de uma língua estrangeira fluente, mas que não têm aquele plus.
Sempre falo para as meninas que trabalham comigo: não basta ter algumas qualificações técnicas, necessitamos ter foco e garra, e também muito jogo de cintura”, diz.
Segundo o professor e coordenador da UNIPAM, 90 a 95% dos seus estudantes são mulheres, entre 20 e 25 anos. Mas, apesar de ser uma profissão caracteristicamente feminina, Alan sempre contou com a participação masculina em suas turmas.

terça-feira, 15 de setembro de 2009

Maquiagem para o trabalho

Saber se maquiar para o trabalho pode ser uma tarefa difícil caso a pessoa não utilizar do seu bom-senso e bom gosto. Por isso, para evitar possíveis gafes na hora de se maquiar, procure reservar pelo menos 20 minutos em frente ao espelho. Este tempo é importante, pois caso a maquiagem borre ou você mude de ideia quanto à cor que usará, terá tempo suficiente para recomeçar.Ambientes formais de trabalho pedem maquiagem discreta. Para isso, você pode usar: base bem fina, de boa qualidade e no tom exato da pele, máscara para cílios, blush e batom cor de boca ou outro tom neutro mais escuro puxando para o rosa queimado ou acizentado - vermelhos, vinho, pink e laranja podem não ser apropriados.
Sombra em tons neutros como beges, marrons ou cinzas também é uma boa pedida. Já os metalizados, cintilantes, efeito molhado e brilhosos não devem ser usados.

Para quem trabalha em escritórios informais, poderá dar uma incrementada na maquiagem, mas não exagere.

As mãos precisam de grande atenção e devem estar sempre bem cuidadas. Os tamanhos das unhas devem ser curtos ou médios e é indispensável o uso de esmalte. Escolha esmaltes claros em tons neutros e transparentes (como brancos, beges e rosinhas) ou cremosos escuros (beges, vermelhos fechados, vinhos café, beringela, etc). Estes podem ser usados, mas os tons quentes como pink, alaranjados, vermelho tomate e preto, não. E acima de tudo: esmalte descascado, nunca!

Evite os esmaltes metalizados e cintilantes, exceto se a cor for neutra como uma bege-escuro ou cinza-chumbo, por exemplo.


Passo a Passo

O primeiro passo para uma maquiagem bem feita é lavar muito bem o rosto com água fria e secar com um papel absorvente, ou passar uma pedra de gelo envolta em gaze por todo o rosto. Isso ajuda para que a maquiagem dure mais tempo.

Para diminuir os olhos, passe lápis na parte interna dos cílios inferiores. Para aumentá-los, faça o contrário, passando o lápis do lado de fora, bem rente aos cílios inferiores.
Para aumentar os lábios, use um delineador labial. Em seguida, use o batom.
A escolha da sombra pode finalizar com classe a maquiagem. Então não esqueça: tons claros aumentam os olhos e escuros, diminuem. Apenas evite utilizar os tons escuros durante o dia, pois eles deixam a expressão pesada.

No verão, a dica é deixar batom durante algunhs minutos no congelador ou algumas horas na geladeira. Isso evita que ele se quebre.
Com estas dicas sempre à mão, ficará mais difícil passar por algum constrangimento ou uma saia-justa dentro da empresa. Portanto, fique atenta.