O e-mail ou correio eletrônico é cada vez mais utilizado pelas empresas no mundo todo. Escrever e enviar um e-mail é uma questão de segundos.
Em virtude disso, erros enormes são cometidos pelas pessoas. Informações mal formuladas ou erradas, textos escritos com erros gramaticais sérios ou de forma agressiva para quem lê. Na maioria das vezes, as pessoas não percebem seus erros ou quando se dão conta já é tarde demais.
Isso sem falar na privacidade muitas vezes invadida quando, sem saber, a informação é mandada com cópia oculta para quem nem se imagina. Devemos lembrar que a privacidade do e-mail é a mesma de um cartão postal sem envelope. Por isso, é preciso cautela com o quê e como se escreve. Para não errar, fique atento:
Sigilo: Se o conteúdo do e-mail for sigiloso, e mesmo assim o e-mail for a única forma de envio, o correto é anexar e compactar a mensagem com uma senha. Após enviar, é importante que a pessoa que enviou o e-mail ligue para o destinatário informando a senha.
Texto: Deve ser breve, iniciando com um "Bom dia", Boa tarde, "Olá" e de preferência escrito em parágrafos, apresentando uma pequena introdução, o que se deseja e o que se espera que seja feito. Por fim, uma saudação de despedida:"Meus cumprimentos", "Respeitosamente" ou "Atenciosamente".
Assinatura: Deixar de assinar um e-mail é considerado caso grave.
Destinatário: Quando se envia um e-mail é preciso dimensionar corretamente o número de pessoas que deverão ter acesso a ele. O e-mail com cópia só deve ser usado se for mesmo necessário e jamais para "dividir a responsabilidade". Pessoas eficientes e educadas não precisam disso.
Cópia Oculta: Utilizar este recurso na empresa não é ético e nem elegante. Eventualmente poderá ser utilizado quando se está enviando informações ao cliente ou forncedores e é necessário fazer com que outras pessoas da empresa tomem conhecimento sobre o que foi enviado. Somente neste caso.
Mensagens em CAIXA ALTA: Letras maiúsculas em e-mails são consideradas como um forma extremamente agressiva de se dirigir a quem vai ler a mensagem. Tem o mesmo sentido de estar gritando com a pessoa.
Excesso de Símbolos: Bombardear o destinatário com uma sequência de interrogações ou exclamações é ser bobo e desconcertante, além de agressivo. Frases do tipo: Você poderia me explicar o que está acontecendo??? Não estou entendendo!!!
Substitua neste caso por: "Gostaria de entender melhor". Soa mais amistoso e com certeza será mais eficiente.
Tempo para responder: O prazo ideal é de, no máximo, 48 horas após o recebimento. Se por algum motivo a pessoa permanecer indisponível por um determinado período (férias, reuniões, etc), é necessário programar sua caixa postal para informar automaticamente que durante um determinado período a resposta não será possível.
Mensagens engraçadinhas, piadas e outras bobagens: Não existe nada mais impróprio do que encher a caixa de mensagem das pessoas com bobagens tais como filmes, piadas, fotografias, etc. O mesmo vale para correntes, orações e pedidos de ajuda.
Quem faz isso, talvez nunca saiba o quanto é indelicado, porque quem recebe nem sempre comenta o que pensa, simplesmente "deleta".
Se a idéia for ajudar alguém, o certo é enviar um e-mail pessoal. Nestes casos, um telefonema talvez seja mais correto.
EGGER-MOELLWALD, Lícia; EGGER-MOELLWALD, Hugo. Etiqueta Corporativa. São Paulo: Anhembi, 2007.
