El Proceso de Comunicación

Adaptado de: http://espanolparasecretarias.wordpress.com/

Me gustaría empezar este artículo pediéndoles que reflexionasen sobre el proceso y los elementos de la comunicación, en especial, en las relaciones personales, pues, frecuentemente estamos expuestos a situaciones que nos impiden tener una comunicación eficaz y ser un buen comunicador. En el despacho, en nuestras actividades diarias, con frecuencia, somos interrumpidas con demandas y solicitaciones, muchas veces urgentes.

Veamos un ejemplo en la oficina: El jefe se acerca de la secretaria y dice:
- Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.

La primera reacción que ella tiene es dejar lo que está haciendo o lo que tiene que hacer pronto para empezar ese nuevo trabajo. Una hora después ha terminado y lo lleva al despacho, que está vacío, así lo deja en la mesa. Pasada una hora, y el informe continúa ahí, sobre la mesa. Va a comer y a la vuelta, aún el informe sigue ahí.

El jefe llega y ella le comenta que el informe sigue listo sobre la mesa y añade:
- Me pareció que usted lo necesitaba urgentemente.
- Sí, muchas gracias, lo necesitaba para ahora a las tres.

Creo que vosotros ya habéis pasado por situaciones semejantes. Lo que pasó es que hubo un fallo en la comunicación. El “urgente” del jefe no era el mismo que lo de la secretaria. Si ella supiera que el informe era necesario para las tres, había se organizado de otra manera. ¿Cómo podemos evitar los fallos en el proceso de comunicación? Y si se producen, ¿qué podemos hacer para solucionarlos?

Pronunciar las palabras y esperar que el receptor entienda el mensaje no es comunicación. No hay comunicación si no hay comprensión y no hay comprensión si no hay retroalimentación. Cuando emitimos o recibimos un mensaje, precisamos pedir y dar la retroalimentación (feedback) para asegurarnos que el mensaje se ha llevado a cabo.
Actuando como receptor, asegúrese de haber comprendido el verdadero mensaje y como emisor, asegúrese que el receptor le ha comprendido.

Volviendo al ejemplo, el jefe y la secretaria ¿tenían el mismo concepto de urgente en mente?
Imaginemos un nuevo diálogo:

Jefe: Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.
Secretaria: Muy bien, ¿a la última hora de la mañana le parece bien?
Jefe: Bien, lo necesito sin falta para primera hora de la tarde.
Secretaria: De acuerdo.

La comunicación nos parece algo natural y habitual, una vez que del tiempo que estamos despiertos, hasta un 70% lo dedicamos a nos comunicar. Pero no nos engañemos, el hecho de que estemos acostumbrados a hacerlo no implica que lo estemos realizando de forma correcta y eficaz.

por Paula Pilastri

30 DE SETEMBRO - DIA DA SECRETÁRIA

Você sabe por que comemoramos o dia da Secretária em 30 de setembro?

Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860), Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.
Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião do centenário de seu nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa.
Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das Secretárias".
Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram os movimentos para o reconhecimeno da profissão. Das atividades das associações, uma das conseqüências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da(o) Secretária(o)".
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia da(o) Secretária(o)".

Ser Secretária(o), hoje, é optar por uma profissão. É gostar do que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência do seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessora e agente facilitador.

Portanto, neste dia 30 de setembro, parabenize sua secretária. Ela merece!!!

VOCÊ É CHIQUE?

Li esta semana este artigo sobre etiqueta e achei interessante dividí-lo com vocês. A autora, da qual sou fá assídua, Célia Leão, é quem assina este artigo. Boa leitura!

Você é chique?

Meu avô costumava dizer que você conhece verdadeiramente a educação de uma pessoa numa mesa de refeição, numa mesa de jogo ou quando você tem que usar o banheiro logo após a pessoa tê-lo feito... E eu acrescento a essa lista mais um item: você sabe quem é quem quando vê essa pessoa interagir com alguém mais simples...Será que nos lembramos sempre de cumprimentar o porteiro, o faxineiro e as demais pessoas que nos servem no local onde moramos? Será que todas as vezes que pedimos algo à nossa empregada, lembramos de acrescentar ao pedido o "por favor" e, feito o solicitado, lembramos de agradecer?Ser delicado e atencioso com o mais importante, com a pessoa famosa, com aquele que tem poder parece ser o óbvio esperado de nós... e há que se tomar cuidado com isso: parece que, a cada dia, cresce o número de seres humanos subservientes que, ante um famoso ou alguém de mais poder se desdobram em gentilezas e elogios! Ser "puxa-saco" é das indelicadezas maiores que conheço porque o que se vê é uma pessoa interagir de forma mentirosa com uma outra visando lucros futuros ou ganhos com aquele relacionamento. E o pior é aquele "puxa-saco" que subestima o agradado: todos temos sim sensibilidade e podemos perceber quem nutre afeto e carinho por nós e quem são aqueles que nos bajulam imaginando assim conseguir mais fama, mais projeção ou mais facilidades...

Acho que essas pessoas pensam que isso é contagioso: não adianta estar perto do poderoso porque o poder é de outra pessoa, não adianta estar próximo dos muito ricos - o dinheiro não é nosso e nossa situação permanecerá a mesma... Infelizmente o que contamina é dengue, gripe, viroses; a fama, a riqueza, o poder - isso tudo pertence a quem os tem, são situações intransferíveis ... E quanto não são os assessores mais difíceis que os próprios executivos? E quantas não são as secretárias mais inflexíveis que seus presidentes? Que bobagem e que feio tentar fazer-se valer do poder de outros para auferir a si próprio importância que não lhe pertence!

Que nos lembremos sempre: chique é ser simples, chique é sermos solidários com a dificuldade daqueles que, desde o nascimento não tiveram a mínima chance de nada. Chique é entendermos que todo ser humano sempre tem algo que acrescenta a nós mesmos: da mais simples pessoa que lhe serve ao mais alto executivo que você conheça...O sentar-se à mesa e manusear talheres de um modo impecável é um detalhe, é a "pós-graduação" da vida. O chique mesmo é saber viver sem preconceitos, querendo aprender com todos e em todas as circunstâncias, é treinar polidez e gentileza com aquele que pode um pouco menos. Só assim, diante de quem quer que seja, tudo o que vier de você soará natural. Será que temos agido assim ultimamente?

Célia Leão

Como melhorar sua rede de relacionamentos

Networking

A rede de contatos ou networking é uma espécie de parceria onde as pessoas que fazem parte deste círculo de contatos trocam informações, influência e aprendizado profissional, e se ajudam mutuamente em ocasiões como: indicação para um novo emprego ou realização de um negócio.

Construir uma rede de relacionamentos é tão importante que já estão surgindo no mercado as agências de networking. Elas fazem agendamento de happy hour para executivos que querem ampliar sua rede de contatos.

No mundo globalizado, manter uma boa rede de contatos é fundamental para se alcançar o sucesso profissional. Além de atualização constante e trabalho duro, é preciso cultivar bons relacionamentos, sejam eles pessoais ou profissionais, pois manter uma boa rede de contatos, contribui, e muito, para que os objetivos profissionais traçados sejam mais facilmente alcançados.

Por isso, confira algumas dicas que selecionei a respeito desse assunto.

Desenvolva interesse genuíno pelas pessoas que pretende incluir em sua networking: Não procure as pessoas apenas quando estiver precisando de um favor. Não se atenha às pessoas de sua atividade profissional ou de sua área. Trave conhecimentos com profissionais dos mais diversos setores, em todos os níveis hierárquicos. Não se acanhe em avisar que deseja ter uma rede das mais ecléticas.

Defina seus objetivos: Se as pessoas de sua rede podem ser ecléticas, seus objetivos não podem acomopanhar esta tendência. Eles precisam ser bem definidos, até mesmo para que você possa ser ajudado. Peça orientação, contatos, carta de apresentação, mas sempre voltado para seus interesses específicos.

Seja Paciente: Pode levar meses até que uma indicação traga algum resultado.

Vá a eventos sozinho(a): Já está comprovado que quem frenquenta ambientes sozinho, conhece mais gente do que aquele que vai acompanhado. Frequentar cursos, palestras e eventos em geral, coloca as pessoas em contato direto com pessoas de diversos setores.

Formule sua apresentação em 15 segundos: Evite falar demais, procure ouvir mais e obter conhecimento e informações sobre as pessoas. Avise o que está fazendo profissionalmente, seja trocando de emprego, realizando um novo empreendimento, escrevendo artigos, dando entrevistas, etc.

Retribua sempre. Ou melhor, contribua antes mesmo de receber. Ofereça ajuda a quem pode lhe ajudar.E se souber de informação que interesse a alguém de sua networking, avise. Assim você será sempre lembrado.

Faça acompanhamento: Se recebeu indicação, agradeça, mesmo antes de saber se vai dar certo ou não. Mantenha contato constante, mesmo que seja para dar um "oi". Lembre-se do nome das pessoas e datas de aniversários.

Todas as dicas acima citadas, devem ser adaptadas à sua realidade, ao seu estilo profissional e ao seu perfil. Algumas combinam mais com você, outras não, mas é fundamental analisar todas elas e escolher as mais úteis para desenvolver sua rede de contatos.

Portanto, procure priorizar em sua vida profissional esta poderosa ferramenta, sempre com uma visão de médio a longo prazo, pois como diz a sabedoria popular:"o mundo dá muitas voltas", e numa dessas voltas uma pessoa da sua networking poderá desempenhar um papel fundamental em sua carreira.

Disponível em: http://www.algosobre.com.br/marketing/16-dicas-de-networking-ou-rede-de-relacionamentos.html