El Proceso de Comunicación

Adaptado de: http://espanolparasecretarias.wordpress.com/

Me gustaría empezar este artículo pediéndoles que reflexionasen sobre el proceso y los elementos de la comunicación, en especial, en las relaciones personales, pues, frecuentemente estamos expuestos a situaciones que nos impiden tener una comunicación eficaz y ser un buen comunicador. En el despacho, en nuestras actividades diarias, con frecuencia, somos interrumpidas con demandas y solicitaciones, muchas veces urgentes.

Veamos un ejemplo en la oficina: El jefe se acerca de la secretaria y dice:
- Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.

La primera reacción que ella tiene es dejar lo que está haciendo o lo que tiene que hacer pronto para empezar ese nuevo trabajo. Una hora después ha terminado y lo lleva al despacho, que está vacío, así lo deja en la mesa. Pasada una hora, y el informe continúa ahí, sobre la mesa. Va a comer y a la vuelta, aún el informe sigue ahí.

El jefe llega y ella le comenta que el informe sigue listo sobre la mesa y añade:
- Me pareció que usted lo necesitaba urgentemente.
- Sí, muchas gracias, lo necesitaba para ahora a las tres.

Creo que vosotros ya habéis pasado por situaciones semejantes. Lo que pasó es que hubo un fallo en la comunicación. El “urgente” del jefe no era el mismo que lo de la secretaria. Si ella supiera que el informe era necesario para las tres, había se organizado de otra manera. ¿Cómo podemos evitar los fallos en el proceso de comunicación? Y si se producen, ¿qué podemos hacer para solucionarlos?

Pronunciar las palabras y esperar que el receptor entienda el mensaje no es comunicación. No hay comunicación si no hay comprensión y no hay comprensión si no hay retroalimentación. Cuando emitimos o recibimos un mensaje, precisamos pedir y dar la retroalimentación (feedback) para asegurarnos que el mensaje se ha llevado a cabo.
Actuando como receptor, asegúrese de haber comprendido el verdadero mensaje y como emisor, asegúrese que el receptor le ha comprendido.

Volviendo al ejemplo, el jefe y la secretaria ¿tenían el mismo concepto de urgente en mente?
Imaginemos un nuevo diálogo:

Jefe: Te dejo este informe para mecanografiar. Es urgente.
Secretaria: Muy bien, ¿a la última hora de la mañana le parece bien?
Jefe: Bien, lo necesito sin falta para primera hora de la tarde.
Secretaria: De acuerdo.

La comunicación nos parece algo natural y habitual, una vez que del tiempo que estamos despiertos, hasta un 70% lo dedicamos a nos comunicar. Pero no nos engañemos, el hecho de que estemos acostumbrados a hacerlo no implica que lo estemos realizando de forma correcta y eficaz.

por Paula Pilastri